E-Rechnung 2027: Was kleine Betriebe in Deutschland wirklich müssen
Kurz beantwortet: Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 1.1.2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag – sonst ab 1.1.2028. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Kleinunternehmer beim Ausstellen sind ausgenommen. Eine PDF per Mail ist keine E-Rechnung.
Von Team Belegerl · 22. Oktober 2026
Rund um die E-Rechnung kursieren viele Halbwahrheiten. Hier sind die Fristen und Ausnahmen in Ruhe sortiert – und was das für deine Belegablage bedeutet.
Die Fristen auf einen Blick
| Ab wann | Was gilt (laut IHK Region Stuttgart) |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. |
| 2025 und 2026 | Ausstellen: Papier und E-Rechnung zulässig, PDF per Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| ab 1.1.2027 | E-Rechnung ausstellen Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Darunter sind sonstige Rechnungen noch zulässig. |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. |
Börse Express berichtet, dass der Zentralverband des Deutschen Handwerks eine Verschiebung der Stufe 2027 fordert; ein Gesetzgebungsverfahren dazu war bis Juli 2026 nicht in Sicht.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Laut IHK sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zulässig. ZUGFeRD sieht aus wie ein normales PDF, trägt die Daten aber zusätzlich als XML-Datei in sich.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung per Mail ist dagegen seit 2025 eine „sonstige Rechnung“ – auch wenn sie digital ist.
Welche Ausnahmen gibt es?
- Nur B2B: Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen – empfangen müssen sie trotzdem können.
Was heißt das für dich als kleinen Betrieb?
- Empfangen klären: Wohin kommen E-Rechnungen? Ein eigenes Postfach oder eine Weiterleitung sorgt dafür, dass nichts im allgemeinen Posteingang untergeht.
- Lesbar machen: Eine XML-Datei ist für Menschen schwer zu lesen. Du brauchst ein Programm, das sie anzeigt.
- Ordentlich ablegen: Die E-Rechnung gehört mit den übrigen Belegen geordnet abgelegt und an die Steuerberatung übergeben. Wie lange und in welcher Form du sie aufbewahren musst, klärt deine Steuerberatung.
- Ausstellen vorbereiten: Wenn du selbst Rechnungen schreibst, frag rechtzeitig nach, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
So hilft Belegerl beim Empfangen
Belegerl ist eine Beleg-App, kein Rechnungsprogramm – beim Empfangen und Ablegen hilft sie aber direkt:
- XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF hochladen oder ans Beleg-Postfach schicken: Belegerl übernimmt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer je Steuersatz, Brutto und die Positionen direkt aus der Datei – ohne Foto-Lesen.
- Lesbare Sichtfassung: Für reine XML-Dateien erstellt Belegerl ein PDF, das du wie jeden anderen Beleg ansehen kannst.
- Original bleibt erhalten: Die Original-XML bleibt gespeichert, lässt sich herunterladen und kommt im Export-ZIP neben dem PDF mit.
- Weitergabe: Ab Solo exportierst du auch als DATEV-Buchungsstapel mit Kontenvorschlag, den deine Kanzlei prüft – mehr unter DATEV-Export.
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Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information auf Basis der genannten Quellen und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deine konkrete Situation frag deine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss mein Betrieb schon jetzt E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Laut IHK Region Stuttgart sind seit 2025 alle inländischen Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, auch Kleinunternehmer. Als Übergangslösung reicht zunächst ein E-Mail-Postfach.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Laut IHK Region Stuttgart ab 1.1.2027, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab 1.1.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Bis dahin sind Papier- und PDF-Rechnungen unter den jeweiligen Bedingungen noch zulässig.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Laut IHK gilt eine PDF per E-Mail seit 2025 als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist strukturiert und entspricht der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Welche Ausnahmen gibt es?
Laut IHK gilt die Pflicht nur zwischen Unternehmen (B2B). Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können.
Gilt das auch in Österreich?
Nein, das ist deutsches Recht. In Österreich gibt es derzeit keine allgemeine B2B-Pflicht zur E-Rechnung. Wer an deutsche Firmen liefert oder von ihnen kauft, begegnet XRechnung und ZUGFeRD aber immer öfter.
Mehr dazu
Quellen
- IHK Region Stuttgart: E-Rechnungen – Ende der Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz (Stand 15.10.2026)
- Börse Express: E-Rechnung Pflicht ab Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro (18.07.2026)
- Brandauer Rechtsanwälte: E-Rechnung und E-Invoicing-Pflicht in Österreich (06.06.2026)