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Arbeitnehmerveranlagung: Welche Belege sammeln?

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Kurz beantwortet: Für die Arbeitnehmerveranlagung in Österreich schicken Sie keine Belege mit – Sie müssen sie aber sieben Jahre aufbewahren, weil das Finanzamt sie verlangen kann. Sammeln Sie Rechnungen für Werbungskosten, außergewöhnliche Belastungen und jene Sonderausgaben, die nicht automatisch gemeldet werden. Am einfachsten geht das laufend übers Jahr, nicht erst im Frühling.

Von Team Belegerl · 23. Oktober 2026

Viele Arbeitnehmer:innen holen sich mit der Arbeitnehmerveranlagung jedes Jahr Geld vom Finanzamt zurück. Die Formulare in FinanzOnline sind schnell ausgefüllt. Schwierig wird es meistens woanders: Wo war noch die Rechnung für den Kurs? Und der Bon vom Bürosessel? Dieser Ratgeber zeigt, welche Belege sich lohnen, welche Sie gar nicht brauchen und wie Sie sie so ablegen, dass Sie sie sieben Jahre später noch finden.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information auf Basis der genannten Quellen von BMF und oesterreich.gv.at. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Muss ich Belege zur Arbeitnehmerveranlagung mitschicken?

Nein. Laut Bundesministerium für Finanzen müssen Sie Rechnungen, Bestätigungen und Zahlungsbelege für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen nicht mitschicken. Sie müssen sie aber sieben Jahre aufbewahren, weil das Finanzamt sie verlangen kann.

Auch den Lohnzettel brauchen Sie nicht beizulegen. Den übermitteln Arbeitgeber und pensionsauszahlende Stellen selbst. Das klingt bequem – heißt aber: Die Verantwortung für die Belege liegt bei Ihnen. Fragt das Finanzamt nach und der Beleg ist weg oder unlesbar, kann ein Betrag gestrichen werden.

Welche Belege sollte ich für die Arbeitnehmerveranlagung sammeln?

Sammeln Sie alles, was mit Ihrem Job zu tun hat und das Sie selbst bezahlt haben: Fortbildungen, Fachliteratur, Arbeitsmittel, Fahrten, ergonomische Möbel fürs Homeoffice. Dazu Rechnungen für Krankheitskosten und andere außergewöhnliche Belastungen sowie Sonderausgaben, die nicht automatisch gemeldet werden.

Das BMF teilt die absetzbaren Ausgaben in drei Gruppen. Eine Übersicht, welche Belege typischerweise dazugehören:

GruppeWas das BMF darunter verstehtTypische Belege
WerbungskostenAusgaben, die mit Ihrer Arbeit direkt zusammenhängenKurs- und Seminarrechnungen, Fachbücher, Arbeitsmittel, Arbeitskleidung, Fahrtkosten
Sonderausgabenbestimmte private Ausgaben, die steuerlich begünstigt sindBestätigungen, die nicht automatisch gemeldet werden (z. B. Steuerberatungskosten)
Außergewöhnliche Belastungenprivate Ausgaben, die das Gesetz ausdrücklich zulässt, z. B. KrankheitskostenArzt- und Apothekenrechnungen, Rechnungen für Heilbehelfe, Zahlungsbelege

Bei außergewöhnlichen Belastungen kann ein Selbstbehalt gelten. Ob sich das Sammeln in Ihrem Fall auszahlt, sehen Sie oft erst am Jahresende – darum lieber alles aufheben und später entscheiden.

Welche Sonderausgaben werden automatisch ans Finanzamt gemeldet?

Laut BMF melden Empfänger mit fester Einrichtung in Österreich Kirchenbeiträge, Spenden an begünstigte Einrichtungen, bestimmte Zuwendungen an Stiftungen sowie freiwillige Weiterversicherung und Nachkauf von Versicherungszeiten automatisch. Dafür brauchen sie Ihren Vor- und Nachnamen und Ihr Geburtsdatum.

Wichtig dabei:

Prüfen Sie vor dem Absenden in FinanzOnline, ob die gemeldeten Beträge stimmen. Den Spendenbeleg trotzdem aufzuheben schadet nicht.

Was gilt bei Homeoffice und Arbeitsmitteln?

Für das Jahr 2025 gibt es laut KPMG eine Homeoffice-Pauschale von 3 Euro pro Tag für höchstens 100 Tage, ohne eigene Belege. Ergonomische Möbel wie Schreibtisch, Drehstuhl oder Lampe können zusätzlich bis 300 Euro abgesetzt werden – dafür brauchen Sie die Rechnung.

Dazu kommt die Werbungskostenpauschale von 132 Euro. Sie steht allen zu, ohne Belege. Eigene Werbungskosten wirken sich laut KPMG erst aus, wenn sie zusammen mehr als diese 132 Euro ausmachen. Ein einzelner Fachbuch-Bon wirkt klein – zusammen mit Kurs, Laptop-Tasche und Fahrten kommt oft mehr zusammen, als man denkt.

Die Beträge können sich für spätere Jahre ändern. Die aktuellen Werte für Ihr Veranlagungsjahr finden Sie auf bmf.gv.at.

Wie lange muss ich Belege für die Arbeitnehmerveranlagung aufbewahren?

Sieben Jahre. So steht es auf den Seiten von BMF und oesterreich.gv.at. Das Finanzamt kann die Belege in dieser Zeit anfordern. Ein lesbares Foto oder eine PDF ist im Alltag praktisch; ob eine bestimmte Form in Ihrem Fall reicht, klären Sie im Zweifel mit dem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung.

Sieben Jahre sind lang. Viele Kassenbons sind auf Thermopapier gedruckt und können deutlich früher verblassen. Wie Sie solche Bons lesbar halten, steht in unserem Ratgeber Kassenbon verblasst?. Kurz: früh fotografieren, kühl und dunkel lagern.

Bis wann kann ich die Arbeitnehmerveranlagung machen?

Eine freiwillige Arbeitnehmerveranlagung können Sie fünf Jahre lang nachholen. Für das Jahr 2025 geht das laut oesterreich.gv.at bis Ende Dezember 2030. Für das Jahr 2021 endet die Frist demnach am 31. Dezember 2026.

Wer zur Veranlagung verpflichtet ist, hat kürzere Fristen: laut oesterreich.gv.at der 30. April des Folgejahres, online der 30. Juni. Eine ältere Veranlagung nachzuholen lohnt sich nur, wenn Sie die Belege von damals noch haben – noch ein Grund, sie ordentlich abzulegen.

So sammeln Sie Belege übers Jahr, ohne Zettelberg

Der häufigste Fehler ist nicht das falsche Formular, sondern der Belegstapel in der Küchenlade, der erst im März sortiert wird. Ein einfacher Ablauf hilft:

  1. Sofort fotografieren: Rechnung oder Bon gleich nach dem Kauf aufnehmen, solange er gut lesbar ist.
  2. Kurz zuordnen: Werbungskosten, Krankheitskosten oder Sonstiges – eine Notiz reicht.
  3. Zahlungsbeleg dazu: Bei Überweisungen den Kontoauszug oder die Bestätigung mit ablegen.
  4. Einmal im Jahr zusammenzählen: Vor dem Ausfüllen in FinanzOnline die Summen je Gruppe bilden.
  5. Sieben Jahre aufheben: Original dort, wo es trocken und dunkel ist, die digitale Kopie gesichert.

Mit Belegerl gehen Schritt 1 und 2 in Sekunden: Foto drauf – Belegerl liest Lieferant, Datum und Betrag aus und legt den Beleg geordnet ab. Später finden Sie jeden Beleg über die Suche und exportieren die Liste als PDF oder Excel für Ihre Unterlagen. Warum das auf Dauer bequemer ist als eine Excel-Liste, zeigt unser Vergleich Zettelberg, Excel oder App?. Mehr zum Thema steht auf Belege digitalisieren.

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Häufige Fragen

Muss ich Belege zur Arbeitnehmerveranlagung mitschicken?

Nein. Laut Bundesministerium für Finanzen müssen Sie Rechnungen, Bestätigungen und Zahlungsbelege für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen nicht mitschicken. Sie müssen sie aber sieben Jahre aufbewahren, weil das Finanzamt sie verlangen kann.

Welche Belege sollte ich für die Arbeitnehmerveranlagung sammeln?

Sammeln Sie alles, was mit Ihrem Job zu tun hat und das Sie selbst bezahlt haben: Fortbildungen, Fachliteratur, Arbeitsmittel, Fahrten, ergonomische Möbel fürs Homeoffice. Dazu Rechnungen für Krankheitskosten und andere außergewöhnliche Belastungen sowie Sonderausgaben, die nicht automatisch gemeldet werden.

Welche Sonderausgaben werden automatisch ans Finanzamt gemeldet?

Laut BMF melden Empfänger mit fester Einrichtung in Österreich Kirchenbeiträge, Spenden an begünstigte Einrichtungen, bestimmte Zuwendungen an Stiftungen sowie freiwillige Weiterversicherung und Nachkauf von Versicherungszeiten automatisch. Dafür brauchen sie Ihren Vor- und Nachnamen und Ihr Geburtsdatum.

Wie lange muss ich Belege für die Arbeitnehmerveranlagung aufbewahren?

Sieben Jahre. So steht es auf den Seiten von BMF und oesterreich.gv.at. Das Finanzamt kann die Belege in dieser Zeit anfordern. Ein lesbares Foto oder eine PDF ist im Alltag praktisch; ob eine bestimmte Form in Ihrem Fall reicht, klären Sie im Zweifel mit dem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung.

Bis wann kann ich die Arbeitnehmerveranlagung machen?

Eine freiwillige Arbeitnehmerveranlagung können Sie fünf Jahre lang nachholen. Für das Jahr 2025 geht das laut oesterreich.gv.at bis Ende Dezember 2030. Für das Jahr 2021 endet die Frist demnach am 31. Dezember 2026.

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Quellen